Contoh pengembangan SIM sekolah

BAB I
PENDAHLUAN

1. Latar Belakang
Informasi suatu kebutuhan yang tidak dapat dilepaskan dalamhajat hidup pada era modern. Wujud informasi dapat berupa apa saja, bisa lisan, tulisan, gambar bahkan berupa data dalam file digital.
Manusia menyampaikan, menerima, atau menyimpan informasi bisa dengan menggunakan media yang bervariasi, dari yang paling sederhana yakni secara lisan langsung sampai yang menggunakan media tulis, cetak, maupun elektronik yang berkembang dengan sangat cepat. Tidak berlebihan jika futuris tersohor Alfin Tofler berpendapat bahwa pada saat ini, Alfin menyebutnya dengan gelombang ketiga atau era informasi, siapa yang bisa menguasasi informasi berarti menguasai dunia; menyusul dua era sebelunya, agraris dan industri..
Informasi-informasi tersebut hendaknya dikelola sedemikian rupa sehingga mudah digunakan dan lebih berdaya guna. Karena itu muncullah apa yang disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen (SIM). Dengan kemajuan teknologi yang ada, SIM ini dalam operasionalnya lebih banyak menggunakan alat bantu komputer, maka muncullah apa yang disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer.
Sekolah sebagai suatu system dalam kehidupan masyarakat, juga tidak bisa dipisahkan dari informasi. Data-data yang ada yang bersumber dari berbagai bagian hendaknya diolah sedemikian rupa sehingga menjadi informasi yang bermakna yang dapat mendukung pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.

2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan sub-sistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara bagian satu dengan lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data: menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu jug maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan opersional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memenfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. (Sutanta:2003, hlm.19)

3. Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) secara umum bertujuan untuk:
a. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam transaksi, seperti perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
b. Menyediaka informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbikan berkelnjutan.
c. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

4. Tujuan Khusus Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Berdasarkan tujuan umum di atas, secara khusus, Sistem Informasi Manajemen (SIM) bertujuan untuk:
a. Meningkatkan kemampuan sistem informasi sekolah dalam memberikan pelayanan kepada guru, karyawan dan siswa dalam penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran.
b. Meningkatkan kemampuan sistem informasi sekolah dalam mendukung manajemen dan perencanaan sekolah.
c. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi manajemen dan administrasi sekolah
d. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

5. Manfaat Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Lembaga atau pengguna SIM akan memperoleh berbagai antara lain sebagaimana tersebut di bawah ini:
a. Penghematan waktu (time saving)
Karena informasi bisa didapat hanya dengan duduk di depan komputer dan tidak perlu mendatangi sumber informasi yang akan banyak menyita waktu.



b. Penghematan biaya (cost saving)
Memang pada awalnya perlu biaya lumayan besar untuk pengadaan jaringan, akan tetapi sistem ini bisa dipakai bertahun-tahun, yang perbandingan biayanya akan jauh lebih kecil bila tidak menggunakan SIM selama bertahun-tahun pula
c. Peningkatan efektivitas (effectiveness)
d. Pengembangan teknologi (technology development)
e. Pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

BAB II
PERENCANAAN SIM SMK PERTANIAN BARU, KOTA BARU

1. Sistem jaringan
Jaringan komputer merupakan sekelompok komputer yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya sehingga dapat saling berbagi pakai secara bersama-sama sumber daya yang dimiliki oleh masing-masing komputer. Sumber daya ini antara lain:
• Data dan Informasi
• Program dan Aplikasi
• Perangkat keras seperti drive, printer dan modem.
Untuk membangun jaringan komputer diperlukan perangkat keras (hardware) jaringan. Perangkat keras ini diperlukan untuk menyambungkan komputer dengan komputer lain agar dapat saling berkomunikasi dan bertukar sumberdaya.
Untuk membentuk sebuah jaringan komputer, minimal dibutuhkan 2 buah komputer. Dua atau beberapa komputer tersebut dapat membentuk jaringan jika:
• Terhubung secara hardware
• Terhubung secara software
Untuk membentuk jaringan secara hardware, tiap-tiap komputer diharuskan mempunyai antar muka (interface) yang digunakan sebagai perantara antara komputer dan media transmisi, sehingga data dari komputer dapat melewati media transmisi yang berfungsi untuk melewatkan data, demikian sebaliknya agar data dari media transmisi dapat diterima kembali oleh komputer.

2. Konfigurasi Fisik Sistem Jaringan

1. Spesifikasi Perangkat Keras
1). Spesifikasi File Server
• Processor Intel P4 > 2,0 GHz
• Memory 2 GB
• Hardisk 40 GB 7.200 rpm
• Lancard
• DVD Rom / CD-RW
• UPS
• Kabel utp
• Hub
• Keyboard
• Monitor VGA 64 MB

2). Spesifikasi Workstation
• Processor Intel P2 > 233 / P3 > 500
• Memory 64 MB / 256 MB
• Hardisk 1 GB / 5 GB
• Lancard
• Keyboard
• Stavolt
• Monitor VGA 128 MB

3). Spesifikasi Printer
• Kecepatan 22*ppm
• Dpi 5620

b. Spesifikasi Perangkat Lunak
Windows NT / Windows 2003 / Windows XP

c. Arsitektur Jaringan




3. Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Sistem Informasi Manajemen Sekolah terdiri atas:
a. Sub-Sistem Tata Usaha
b. Sub-Sistem Perlengkapan
c. Sub-Sistem Laboratorium Komputer
d. Sub-Sistem Laboratorium Kimia
e. Sub-Sistem PraktIk Lapangan
f. Sub-Sistem Kesiswaan
g. Sub-Sistem Humas
h. Sub-Sistem Perpustakaan


Catatan:
Dalam Menu Utama, selain terdapat beberapa sub-sistem juga terdapat:
a. Menu Pengantar
Menu Pengantar ini bertujuan memberikan pemahaman kepada pengguna bahwa SIM akan sangat membantu pengguna dalam melaksanakan tugas. Pelaksanaan tugas akan menjadi lebih efektif, lebih efisien, lebih akurat, dan lebih mudah. Simpul-simpul informasi yang disediakan dalam menul ini antara lain: (1) Pengertian SIM, (2) Tujuan SIM, (3) Manfaat SIM, (4) Penggunaan SIM.

b. Menu Profil Sekolah
Modul Profil Sekolah ini bertujuan memberikan gambaran umum sekolah. Informasi dalam menu ini antara lain: (1) Nama Sekolah, (2) Status Sekolah, (3) Alamat lengkap, (4) Visi, (5) Misi, (6) Tujuan, (7) Arah Kebijakan, (8) Strategi, (9) Nama Kepala Sekolah, (10) Jumlah Program Studi, (11) Jumlah Guru (12) Jumlah Pegawai, (13) Jumlah Murid, (14) Jumlah dan Jenis Ruang, (15) Tahun berdiri, (16) Riwayat pendirian, (17) Luas lahan (18) Penggunaan lahan, (19) Denah sekolah.

a. Sub-Sistem Tata Usaha (SITU)
Sub Sistem Tata Usaha terdiri dari tiga simpul informasi, yaitu: (1) Administrasi pendidikan, (2) Keuangan, dan (3) Ketenagaan

1) Simpul Administrasi Pendidikan terdiri dari Sub-Simpul:
a. Registrasi siswa baru. Pada sub-simpul ini siswa dapat langsung menerima Kartu Siswa, sedangkan untuk manajemen sekolah tersedia: (1) Data induk siswa (2) Daftar siswa per program studi dan kelas paralel (3) Rekap siswa per program studi dan kelas paralel, dan (4) Daftar SPP dan praktikum siswa.

b. Registrasi siswa lama. Pada sub-simpul ini siswa dapat langsung menerima Kartu Siswa, sedangkan untuk manajemen sekolah tersedia: (1) Daftar siswa per program studi, tingkat, dan kelas paralel, (2) Rekap siswa per program studi, tingkat, dan kelas paralel, (3) Daftar SPP dan praktikum siswa, (4) Rekap siswa mutasi masuk, keluar, dan dropout.

c. Penyelenggaraan Proses Belajar Mengajar. Pada sub-simpul ini siswa mendapatkan: (1) Jadwal sekolah, (2) Jadwal pelajaran, (3) Daftar hadir sekolah (4) Daftar hadir Ulangan/Ujian. Untuk guru mendapatkan: : (1) Kalender sekolah, (2) Jadwal pelajaran, (3) Daftar hadir guru (4) Daftar nilai. Bagi Sekolah disediakan: (1) Daftar Siswa, (2) Daftar guru, (3) Daftar pelajaran, (4) Daftar prestasi siswa, (5) Historis kemajuan studi, (6) Historis prestasi siswa, (7) Rekap prestasi siswa, (8) Kalender Sekolah.
d. Lulusan/Alumni. Pada sub-simpul ini siswa mendapatkan Surat Keterangan Hasil Ujian / Ijazah. Untuk kebutuhan sekolah disediakan: (1) Daftar lulusan dan (2) Rekap penyelesaian studi.

e. Pembinaan Kurikulum. Pada sub-simpul ini siswa, guru, dan sekolah mendapatkan daftar pelajaran. Untuk kepentingan sekolah disediakan (1) Jadwal MGMP sekolah, (2) Jadwal MGMP Kabupaten, (3) Daftar Nama Peserta MGMP Sekolah/Kabupaten

2) Simpul Keuangan terdiri dari empat sub-simpul informasi, yaitu: (1) Anggaran, (2) Transaksi, (3) SPJ, dan (4) Penggajian. Pada sub-simpul ini, untuk kebutuhan manajemen sekolah dapat disediakan: (1) Anggaran belanja per tahun, (2) Historis anggaran belanja, (3) Daftar surat perintah membayar, (4) Daftar surat pertanggunjawaban, (5) Rekapitulasi anggaran rutin per bagian, (6) Rekapitulasi anggaran pembangunan per bagian, (7) Daftar gaji pegawai.
3) Simpul Ketenagaan terdiri dari dua sub-simpul informasi, yaitu: (1) Data Induk dan (2) Pengelolaan. Pada sub-simpul ini, kebutuhan manajemen sekolah dapat disediakan: (1) Daftar Urut Kepangkatan (DUK), (2) Daftar pegawai calon naik golongan, (3) Rekap pegawai menurut jenjang pendidikan, (4) Rekap pegawai menurut golongan, (5) Daftar pegawai calon pensiun, (6) Daftar gaji, (7) Struk gaji, (8) Daftar pegawai honorer/GTT/PTT


2)Sub-Sistem Perlengkapan (SIKAP)

Dari sub-sistem Perlengkapan (SIKAP) dapat diakses simpul-simpul informasi sebagai berikut:
1) Barang Inventaris. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar Induk Inventaris, (2) Daftar golongan barang inventaris, (3) Daftar perbaikan dan pemeliharaan barang (4) Daftar penghapusan barang. Untuk Diknas pihak sekolah dapat mengirimkan data barang yang perlu didrop dari Dinas Pendidikan.

2) Barang noninventaris. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia: (1) Daftar Induk barang non inventaris (2) Daftar penghapusan barang

3) Pembelian dan penerimaan barang. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia: (1) Buku pembelian barang, (2) Buku penerimaan barang yang di beli maupun yang didrop.

4) Denah lokasi dan ruangan. Pada simpul ini untuk siswa, guru, dan sekolah bisa mendapatkan (1) Denah ruang yang dimiliki sekolah (2) denah penggunaan lahan.


3).Sub-Sistem Laboratorium Komputer (SILAKOM)

Dari Sub sistem Laboratorium Komputer (SILAKOM) dapat diakses simpul-simpul informasi sebagai berikut:
1) Jadwal praktikum.. Pada simpul ini untuk guru dan siswa mendapat; (1) jadwal praktikum. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) data jurnal pemakaian laboratorium komputer.
2) Registrasi praktikum. Pada simpul ini guru bisa memdaftarkan (amfrah) untuk pemakaian laboratorium. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) data pemakaian laboratorium komputer
3) Registrasi praktikum tambahan. Pada simpul ini untuk siswa mendapat (1) Jadwal praktikum tambahan. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) Jadwal praktikum tambahan, (2) Daftar siswa yang mengikuti praktikum tambahan
4) Registrasi peminjaman alat. Pada simpul ini untuk guru pengajar praktikum mendapat (1) Formulir isian peminjaman alat. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar peminjam alat.
5) Data buku praktikum. Pada simpul ini untuk siswa mendapat (1) Buku petunjuk praktikum. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) data jumlah buku yang dipakai dalam setiap praktikum
6) Jurnal pemakaian laboratorium. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) data pemakaian laboratorium komputer per mingu per semester per tahun. Dan untuk Diknas pihak sekolah dapat menyiapkan jurnal pemakaian laboratorium komputer

7) Supervisi. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Lembar isian supervisi Dan untuk Diknas pihak sekolah dapat menyiapkan rekap supervisi laboratorium komputer.
8) Inventaris barang, Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar inventaris barang di laboratorium komputer.
9) Personalia. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar pengelola laboratorium komputer

4).Sub-Sistem Laboratorium Kimia (SILAKIM)

Dari Subsistem Laboratorium Kimia (SILAKIM) dapat diakses simpul-simpul informasi sebagai berikut:
1) Jadwal praktikum.. Pada simpul ini untuk guru dan siswa mendapat; (1) jadwal praktikum. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) data jurnal pemakaian laboratorium kimia.

2) Registrasi praktikum. Pada simpul ini guru bisa memdaftarkan (amfrah) untuk pemakaian laboratorium. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) data pemakaian laboratorium kimia

3) Registrasi praktikum tambahan. Pada simpul ini untuk siswa mendapat (1) Jadwal praktikum tambahan. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) Jadwal praktikum tambahan, (2) Daftar siswa yang mengikuti praktikum tambahan

4) Data buku praktikum. Pada simpul ini untuk siswa mendapat (1) Buku petunjuk praktikum. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) data jumlah buku yang dipakai dalam setiap praktikum
5) Jurnal pemakaian laboratorium. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Data pemakaian laboratorium komputer per mingu per semester per tahun (2) Daftar kegiatan dalam laboratorium kimia.

6) Supervisi. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Lembar isian supervisi Dan untuk Diknas pihak sekolah dapat menyiapkan rekap supervisi laboratorium kimia..

7) Inventaris barang, Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar inventaris barang di laboratorium kimia.

8) Personalia. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar pengelola laboratorium kimia.

5).Sub-Sistem Praktik Lapangan (SIPANG)

Dari Subsistem Praktik Lapangan (SIPANG) dapat diakses simpul-simpul informasi sebagai berikut:
1. Kegiatan Praktik Lapangan. Pada simpul ini untuk guru dan siswa mendapat; (1) Jadwal praktik lapangan. Untuk manajemen sekolah tersedia (1) Data jurnal pemakaian lahan pertanian.
2. Produk, Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar produk lahan pertanian dengan satuan kuantitas, (2) Pengolahan pascapanen.

3. Marketing, Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar penjualan produk lahan pertanian dengan satuan kuantitas, (2) Daftar konsumen.

4. Personalia. Pada simpul ini, untuk manajemen sekolah tersedia (1) Daftar pengelola lahan pertanian.


6).Sub-Sistem Kesiswaan (SISIS)

Sub Sistem Keiswaan terdiri dari (1) Kegiatan siswa, (2) Kesejahteraan siswa, (3) Kelembagaan siswa dan informasi khusus, dan (4) Lulusan. Pada simpul ini, kebutuhan manajemen sekolah dapat disediakan: (1) Laporan aktifitas siswa, (2) Daftar penyelesaiain kegiatan, (3) Rekapitulasi kegiatan siswa, (4) Data siswa dan kegiatannya, (5) Laporan aktifitas lembaga siswa, (6) Rekapitulasi aktifitas lembaga, (7) Daftar informasi khusus, (8) Rekapitulasi informasi khusus, (9) Daftar calon/penerima beasiswa per jenis beasiswa, (10) Rekapitulasi calon/penerima beasiswa per program studi, (11) Daftar lomba/kejuaraan, (12) Rekapitulasi pemengang lomba/kejuaraan, dan (13) Daftar sekolah lulusan.

7).Sub-Sistem Humas (SIMAS)

b-Sistem Humas terdiri dari (1) Data induk dan (2) Kegiatan. Pada simpul ini, untuk kebutuhan manajemen sekolah dapat disediakan: (1) Daftar pengurus Komite Sekolah, (2) Program kerja Komite Sekolah, (3) Rekapitulasi kegiatan Komite Sekolah, (4) Daftar personal/lembaga kerja sama, (5) ) Rekapitulasi kegiatan hasil kerja sama.

8).Sub-Sistem Perpustakaan

Sub-Sistem Perpustakaan terdiri dari (1) Inisialisasi buku, (2) Keanggotaan perpustakaan, dan (3) Pelayanan perpustakaan. Pada simpul ini, untuk kebutuhan manajemen sekolah dapat disediakan: (1) Pencetakan katalog bahan pustaka, (2) Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan, (3) Rekap pengunjung dan peminjam per program studi / per tingkat, (4) Rekap bahan pustaka yang dipinjam, (5) Peminjam yang terlambat mengembalikan bahan pustaka.


3. Pola Aliran Informasi
Pola aliran informasi dalam Sistem Informasi Manajemen dibedakan menjadi:
a. Pola aliran informasi antar subsistem
Pola aliran informasi antar subsistem membentuk pola sebagai berikut:

Pada pola aliran informasi menggunakan pola hirarkis, dimana kepala Sekolah bisa mengetahui segala informasi dari subsistem sehingga bisa memperoleh data akurat untuk pengambilan keputusan, sedangkan hirarki dibawah kepala sekolah hanya bisa mengakses pada sistemnya sendiri atau sistem orang lain dengan melalui ijin sistem yang di inginkan.
b. Pola aliran informasi antar subsistem
1) Pola aliran informasi antar modul SITAU
2) Pola aliran informasi antar modul SIKAP
3) Pola aliran informasi antar modul SILAKOM
4) Pola aliran informasi antar modul SILAKIM
5) Pola aliran informasi antar modul SIPANG
6) Pola aliran informasi antar modul SISIS
7) Pola aliran informasi antar modul SIMAS
8) Pola aliran informasi antar modul SIPUSTA


Pola aliran informasi antar modul

Pola aliran ini memungkinnkan seluruh modul saling terhubung, sehingga dapat mengakses modul lain untuk mengetahui data, tetapi untuk melakukan perubahan hanya bisa dilakukan melalui modul yang bersangkutan.

BAB III
PENUTUP

Demikian Perencanaan SIM ini kami susun semoga dapat memenuhi fungsinya. Perencanaan yang baik selalu mengikuti perubahan sistem, sehingga sistem yang kami rencanakan juga dapat selalu di sesuaikan dengan perubahan.
Informasi perubahan mohon selalu disampaikan sebelum di berlakukan sehingga kami mampu mempersiapkan pola perubahan yang di sesuaikan dengan SIM.



DAFTAR BACAAN


Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Ono W. Purbo. 2001. Teknologi Warung Internet. Jakarta: Elex Media Komputindo
Thomas, R.M. 1996. Pengantar Lokal Area Network (terjemahan). Jakarta:Elex Media Komputindo.
Handout Perkuliahan